Rekomendasi Teknologi Ruang Meeting Modern ala Smart Office
Tren kantor cerdas atau smart office semakin populer, salah satu contoh penerapannya yaitu melalui teknologi ruang meeting modern yang canggih. Dengan ini, efisiensi serta produktivitas ketika rapat bisa ditingkatkan, termasuk kenyamanan peserta rapat.
Contoh teknologinya sendiri sangat banyak, mulai dari yang berbasis perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), hingga penyimpanan awan (cloud). Masing-masing berkontribusi dalam memastikan proses meeting berjalan dengan baik.
Oleh karena itu, penting bagi para pemilik bisnis atau perusahaan modern di masa kini untuk mengadopsi berbagai teknologi tersebut dalam operasionalnya. Sebab selain dapat meningkatkan kenyamanan peserta meeting, masih banyak lagi manfaat yang bisa diperoleh.
Sekilas Tentang Smart Office, Kantor Cerdas Berbasis Teknologi
Sebelum menjelajahi apa saja rekomendasi teknologi ruang meeting canggih yang bisa Anda terapkan, sebaiknya pahami dulu apa itu kantor cerdas (smart office). Pada dasarnya, ini adalah konsep di mana teknologi IoT (Internet of Things) diintegrasikan ke lingkungan kerja.
Sehingga, setiap perangkat yang digunakan dapat terhubung serta berinteraksi secara otomatis. Penerapannya pun sangat luas, bisa untuk aspek keamanan (smart security), manajemen pengunjung, sistem rapat atau meeting, dan masih banyak lagi.
6 Rekomendasi Teknologi Ruang Meeting Pendukung Smart Office
Jadi, apa saja contoh teknologi berbasis konsep smart office yang bisa diterapkan di ruang rapat kantor Anda? Sebagai referensi, berikut ini 6 rekomendasi canggih yang bisa Anda coba untuk meningkatkan efisiensi serta produktivitas rapat:
-
Digital Whiteboards
Digital whiteboards atau papan tulis digital, adalah inovasi revolusioner bagi proses meeting modern. Teknologi ini dapat menggantikan papan tulis konvensional yang sangat rentan kotor akibat bekas tinta maupun debu.
Secara lebih rinci, digital whiteboards adalah solusi berbasis cloud yang memungkinkan kolaborasi virtual dalam ruang rapat dengan intuitif. Sehingga, pertemuan atau rapat akan menjadi lebih efisien karena kontennya bisa diedit dan dipresentasikan secara interaktif.
Bahkan, setiap peserta meeting dapat memberikan masukan dan mengedit informasi secara real-time. Mereka juga dapat menggunakan stylus pen dan perangkat lunak khusus untuk melakukan brainstorming, menyampaikan ide, serta membuat visualisasi bersama-sama.
-
Teknologi Pengenalan Suara (Voice-Recognition Technology)
Dengan kemajuan dalam teknologi pengenalan suara, pengguna ruangan tidak lagi perlu melakukan operasi manual untuk mengendalikan berbagai aspek. Beberapa contoh paling umum dari voice recognition technologi yaitu Alexa, Siri, dan Google Assistant.
Mereka mampu mengenali suara pengguna serta menjalankan perintah berdasarkan perintah suara tersebut. Sebagai contoh, Anda bisa dengan mudah mengendalikan suhu AC, pencahayaan, layar presentasi, atau bahkan tirai hanya dengan perintah suara.
Tidak hanya itu, teknologi ruang meeting satu ini juga memiliki manfaat besar dalam hal aksesibilitas. Sebab, individu dengan berbagai tingkat disabilitas bisa dengan mudah berinteraksi untuk membantu menciptakan lingkungan kerja yang lebih inklusif.
-
Meeting Room Displays
Saat bekerja di kantor atau perusahaan, umumnya tim atau divisi tertentu harus memesan ruang meetingnya sejak jauh-jauh hari. Jika dilakukan dengan metode konvensional, ini rentan memicu bentrok jadwal apabila terjadi miskomunikasi.
Karena itu, meeting room displays atau layar penampil jadwal ruangan meeting adalah solusi teknologi ruang meeting yang sangat praktis bagi kantor modern. Ini memungkinkan peserta untuk dengan mudah melihat jadwal penggunaan ruang meeting secara jelas.
Tidak hanya itu, beberapa jenis teknologi serupa bahkan memungkinkan karyawan untuk memesan ruangan meeting secara langsung. Yaitu melalui perangkat lunak pemesanan ruangan yang terintegrasi dengan kalender perusahaan secara real-time melalui WiFi.
-
Kamera Berkecerdasan Buatan (AI-Powered Cameras)
Di era pandemi, rapat remote ataupun hybrid telah menjadi praktik umum. Untuk menciptakan pengalaman tatap muka dalam konferensi video, teknologi AI-powered camera telah menjadi andalan banyak perusahaan.
Sesuai namanya, teknologi ruang meeting ini menggunakan kecerdasan buatan untuk melakukan meeting daring dengan pembicara lainnya. Jadi, anggota tim yang bekerja di luar kantor tetap bisa berpartisipasi secara maksimal dengan peserta yang ada di dalam kantor.
-
Pencahayaan Pintar (Smart Lights)
Pencahayaan pintar atau smart lights, adalah teknologi yang seringkali diabaikan dalam ruangan meeting. Padahal, pengaturan pencahayaan secara tepat dapat memiliki dampak signifikan pada atmosfer serta produktivitas dalam pertemuan.
Untuk itu, sistem pencahayaan pintar memungkinkan pengaturan intensitas dan warna cahaya yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan. Jadi, peserta rapat dapat menciptakan suasana ideal untuk berbagai jenis pertemuan, mulai dari diskusi serius hingga brainstorming.
-
Konektivitas Nirkabel (Wireless Connectivity)
Biasanya, orang hanya mengenal konektivitas nirkabel dalam bentuk jaringan Wi-Fi saja. Padahal, manfaat wireless connectivity sangat luas, bahkan bisa dimanfaatkan sebagai teknologi ruang meeting.
Melalui konektivitas nirkabel, peserta pertemuan bisa menghubungkan berbagai perangkat tanpa harus repot-repot mengkonfigurasi sambungan kabel yang rumit. Sehingga, ini dapat membantu menghemat waktu dan tenaga selama rapat dilakukan.
Manfaat Penerapan Teknologi untuk Tingkatkan Efisiensi Meeting
Berbagai teknologi di atas dapat membawa banyak sekali manfaat bagi proses kerja di kantor atau perusahaan Anda. Mulai dari mendukung kolaborasi antara peserta rapat secara lebih baik, hingga membantu menghemat waktu dan tenaga.
Selain itu, kenyamanan pengguna ruangan juga akan menjadi semakin maksimal, sehingga efisiensi dan produktivitas kerja akan meningkat. Itu sebabnya, berbagai teknologi ruang meeting cerdas berbasis konsep smart office semakin umum diterapkan.
